PRIVACY NOTICE

Sime Darby Industrial Sdn Bhd (“SDI”) and its Group of Companies is currently undergoing an exercise to comply with the Personal Data Protection Act 2010 (“Act”) that has been passed by the Malaysian government on 15 November 2013 to regulate the processing and safe-guarding of personal data in a commercial transaction. “SDI” or “we” or “us” in this notice refers individually or collectively to SDI and the entities within SDI Group of Companies, and include SDI’s subsidiaries, associate and/or related companies.

In compliance with the Act, we are required to manage and handle the personal data which we have collected and/or would be collecting from you.

The personal data that we have previously collected from you, includes, but not limited to, your name, postal/e-mail address, date of birth, phone numbers, identification card or passport number, nationality, race, gender, bank details, credit card(s) details, information in audio and/or video format (including voice, video recording, closed-circuit television and security recording) and images (including photographs) (collectively, “the Personal Data”).

1.    Purpose of collection of the Personal Data

Your personal data may be used for various purposes, including, but not limited to:-

  1. providing sales/services/products/facilities or benefits offered by SDI or any other third parties appointed by us or on our behalf;
  2. the setting up, managing and maintaining customer/vendor’s accounts with SDI;
  3. verification of your financial standing through credit reference/reporting checks and / or risk assessment or evaluation;
  4. processing any payment(s) due to you or collection of any payment(s) payable to SDI for any sales of products and/or services;
  5. general administration, periodic credit review and updating of SDI’s customers and/or vendors information and accounts;
  6. providing / notifying and / or updating you with information on sales/services/product offers, upcoming events, conferences, seminars and / or any form of promotion and marketing activities (including business card collections via fish bowl method or during previous events organised by us) in relation to the products and services offered by SDI;
  7. conducting internal marketing analysis / statistical analysis on SDI’s pool of customers / vendors and / or relevant third parties;
  8. vendor registration onto Sime Darby Group’s Procurement portal;
  9. registration and / or effecting any dealings with regulatory bodies in relation to the machines / equipment / products sold or services provided by SDI;
  10. monitoring and ensuring the safety and security of our visitors and/or third parties entering into and exiting from any of our facilities/premises;
  11. complying with our Environment, Safety and Health (ESH) rules, including, but not limited to the issuance of the Visitor Card to visitors and/or third parties entering into any of our facilities/premises;
  12. administering and giving effect to the processing of any documentations in relation to any commercial transaction(s) entered into and/or any potential commercial transactions to be entered into between customers/vendors and/or relevant third parties with SDI;
  13. necessary arrangements / preparation of necessary documentations in relation to entry by employees of SDI and / or relevant third parties to the on-shore and off-shore facilities of SDI’s customers;
  14. responding to any of your queries and / or requests or providing you with information that may be of interest and relevant to you;
  15. for publications and publicity materials in relation to SDI;
  16. transferring and / or migration of data outside of Malaysia, where necessary;
  17. implementing and maintaining information technology systems, including storing and processing data in computer databases and servers located in and outside of Malaysia;
  18. where SDI considers that such use or disclosure of personal data is necessary to protect our interests, to respond to or initiate any claims or legal processes, howsoever arising;
  19. as part of SDI’s corporate governance, audit and compliance purposes with any regulatory, statutory or legal obligations imposed on SDI by any relevant authority in the conduct of our business;
  20. to better manage our business relationship with you;
  21. for participation in forums, surveys, contests and / or any other interactive platforms; and
  22. for any other purposes which are not specifically mentioned herein, but are deemed to be required or permitted by any law, regulations, rules and guidelines issued or implemented by any and/or relevant regulatory authorities.

(collectively, “the Purposes”)

It is obligatory that you supply us with your Personal Data for the Purposes specified above. If you fail to provide us with your Personal Data, we may not be able to process and/or disclose your personal data for any of the above Purposes and/or such other purposes related to the Purposes.

2.    Collection, Recording, Storage and Retention of Personal Data

Your personal data was made available to us from various sources, including, but not limited to:

  1. Agreements entered into with SDI;
  2. Application forms or such other forms executed by you in relation to any commercial transaction(s) entered into and/or any potential commercial transaction(s) to be entered into with SDI;
  3. Questionnaires/surveys issued by SDI; and
  4. Register / log books etc. belonging to and/or maintained by SDI.

As part of SDI’s policy, it is not only necessary, but imperative that we continue to retain your personal data made available to us, as well as collect, record, store and retain further and/or other personal data when required for any of the Purposes and / or for the purposes of fulfilling our obligations to you in respect of the Purposes and / or such other purposes related to the Purposes.

3.    Disclosure of Personal Data

Please be informed that if required for any of the Purposes, your personal data may be disclosed, disseminated and/or transferred to our subsidiaries, associate and/or related companies, business partners or to any third party organizations or persons providing administration (including, but not limited to cloud storage and maintenance of records) for the purposes of fulfilling our obligations to you in respect of the Purposes and/or all such other purposes that are related to the Purposes and also in providing other services to our subsidiaries, associate and/or related companies or involved in any corporate exercises undertaken by SDI, in or outside Malaysia, for and in respect of the Purposes.

Pursuant to the Act, it is your obligation to provide us with updates on your personal data retained by and provided to us and also to ensure that your personal data is accurate, not misleading and complete in all aspects.

We also request your assistance to procure the consent of third parties whose personal data is made available by you to us and you hereby agree to use your best endeavours to do so.

4.    Right to Access or Make Corrections to the Personal Data

You may at any time, submit your request for access to your personal data and/or limit our processing of your personal data, in the event:

  1. you require access to and / or wish to make corrections to your personal data subject to compliance of such request for access or correction not being refused under the provisions of the Act and/or existing laws;
  2. you wish to enquire about your personal data;
  3. you wish to discuss the possible choices and means to limit our processing of your personal data; and
  4. you are no longer agreeable to us retaining, holding or storing your personal data. However, please note that this may result in us not being able to properly perform or discharge our obligations to you, in relation to the Purposes.

by contacting us at the following address:
By mail : Company Secretary
Sime Darby Industrial Sdn Bhd
No. 1, Jalan Puchong
Taman Perindustrian Puchong Utama
47100 Puchong, Selangor Darul Ehsan, Malaysia
By email : pdpa.cosec@simedarby.com
By telephone : 006 (03) 8068 8600
By facsimile : 006 (03) 8068 8008 / 8068 8080

Any enquiry or complaint with respect to the processing of your personal data should also be channeled to us in this manner.

5.    Retention of Personal Data

Any personal data retained by us shall be destroyed and/or deleted from our records and system in accordance with the retention policy in the event such personal data is no longer required for the Purposes and/or for any other purposes incidental/related to the Purposes.

6.    Consent

If we do not receive any response from you within fourteen (14) calendar days from the date of receipt of this notification concerning our processing of your personal data, we shall continue to process the same for the Purposes on the basis that you have consented to our processing of your personal data in accordance with this notification.

Signature:

Name:

NRIC No:

Date:

NOTIS PRIVASI

Sime Darby Industrial Sdn Bhd (“SDI”) dan Kumpulan Syarikat-Syarikat SDI kini sedang mengambil langkah untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("Akta") yang telah diluluskan oleh Kerajaan Malaysia pada 15 November 2013 untuk mengawal selia pemprosesan dan melindungi data peribadi dalam transaksi komersil. "SDI" atau "kita" atau "kami" dalam notis ini merujuk secara individu atau secara kolektif kepada SDI dan entiti-entiti yang terdapat dalam Kumpulan Syarikat SDI, dan termasuk anak-anak syarikat SDI, syarikat bersekutu dan/atau syarikat-syarikat yang berkaitan.

Sebagai pematuhan Akta tersebut, kami dikehendaki untuk menguruskan dan mengendalikan data peribadi yang kami telah kumpulkan dan/atau yang akan kami kumpulkan daripada anda.

Data peribadi anda yang telah kami kumpulkan sebelum ini terdiri dari, tetapi tidak terhad kepada, nama, alamat pos/e-mel, tarikh lahir, nombor-nombor telefon, nombor kad pengenalan atau pasport, bangsa, kaum, jantina, butiran bank, butir-butir kad kredit, maklumat berbentuk audio dan / atau video (termasuk suara, rakaman video, kamera litar tertutup dan rakaman keselamatan) dan imej (termasuk gambar) (secara kolektif, "Data Peribadi”).

1.   Tujuan Pengumpulan Data Peribadi

YData peribadi anda digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk, tetapi tidak terhad kepada:

  1. mengadakan jualan/servis/produk-produk/kemudahan-kemudahan atau faedah-faedah yang di tawarkan oleh SDI atau dari mana-mana pihak ketiga yang dilantik oleh kami atau bagi pihak kami;
  2. membuka, menguruskan dan menyelenggara akaun-akaun pelanggan-pelanggan/ pembekal-pembekal SDI;
  3. mengesahkan kedudukan kewangan anda melalui rujukan kredit / laporan-laporan kredit dan/atau penilaian risiko;
  4. memproses sebarang bayaran-bayaran yang tertunggak kepada anda atau pungutan sebarang bayaran yang perlu dibayar kepada SDI bagi sebarang jualan produk-produk dan/atau servis-servis;
  5. pengurusan umum, semakan kredit berkala dan mengemaskini maklumat-maklumat dan akaun-akaun pelanggan-pelanggan dan pembekal-pembekal SDI;
  6. memberikan dan/atau memaklumkan anda dengan maklumat berkenaan jualan-jualan/servis-servis/tawaran-tawaran produk, kegiatan-kegiatan akan datang, persidangan-persidangan, seminar-seminar dan/atau promosi-promosi dalam apa jua bentuk dan aktiviti pemasaran (termasuk pengumpulan kad nama melalui teknik “fish bowl” atau aktiviti-aktiviti yang dianjurkan kami sebelum ini) bagi produk-produk dan servis-servis yang ditawarkan oleh SDI;
  7. menjalankan analisis pemasaran dalaman/analisis statistik berkenaan kumpulan pelanggan-pelanggan dan pembekal-pembekal SDI dan/atau pihak ketiga yang berkaitan;
  8. pendaftaran pembekal di portal Perolehan Kumpulan Sime Darby;
  9. pendaftaran dan/atau perlaksanaan sebarang urusan dengan badan-badan kawal selia berkaitan mesin-mesin/jentera-jentera/produk-produk yang telah dijual atau servis-servis yang dibekalkan oleh SDI;
  10. memantau dan memastikan keselamatan pelawat-pelawat dan/atau pihak-pihak ketiga yang masuk dan keluar daripada mana-mana premis/fasiliti kami;
  11. mematuhi peraturan-peraturan Persekitaran, Keselamatan dan Kesihatan kami, termasuklah, tetapi tidak terhad kepada, pengeluaran Kad Pelawat kepada pelawat-pelawat dan/atau pihak-pihak ketiga yang memasuki mana-mana premis/fasiliti kami;
  12. menguruskan dan menguatkuasakan pemprosesan sebarang dokumen berkaitan transaksi-transaksi komersil yang dimeterai dan/atau sebarang transaksi-transaksi komersil yang bakal dimeterai di antara pelanggan-pelanggan/pembekal-pembekal dan/atau pihak-pihak ketiga yang berkenaan dengan SDI;
  13. mengendalikan pengurusan-pengurusan/penyediaan dokumen-dokumen yang berkenaan berkaitan kemasukan pekerja-pekerja SDI dan/atau pihak ketiga yang berkenaan ke kemudahan-kemudahan di darat dan di laut yang dimiliki oleh pelanggan-pelanggan SDI;
  14. memberikan jawapan/tindakbalas ke atas sebarang pertanyaan-pertanyaan anda dan/atau permintaan-permintaan atau membekalkan anda dengan maklumat yang relevan dan berkaitan dengan anda;
  15. untuk bahan-bahan penerbitan and publisiti berkaitan SDI;
  16. pemindahan dan/atau migrasi data ke luar Malaysia, bila mana diperlukan;
  17. pelaksanaan dan pengendalian sistem teknologi maklumat, termasuk penyimpanan dan pemprosesan data yang terdapat di dalam pangkalan data komputer dan pelayan yang terletak di dalam dan di luar Malaysia;
  18. bila mana SDI menganggap bahawa penggunaan atau penzahiran data peribadi adalah perlu untuk melindungi kepentingannya, untuk membalas atau membuat sebarang tuntutan atau memulakan proses-proses undang-undang yang ditimbulkan melalui apa cara sekalipun;
  19. sebagai sebahagian daripada tadbir urus SDI, audit dan tujuan-tujuan pematuhan dengan sebarang peraturan, kewajipan menurut statut atau undang-undang yang dikenakan ke atas SDI oleh mana-mana pihak berkuasa yang berkenaan di dalam menjalankan urusan perniagaan kami;
  20. untuk menguruskan hubungan perniagaan kita dengan cara yang lebih baik;
  21. untuk penyertaan di dalam forum-forum, kajian-kajian, pertandingan-pertandingan dan /atau sebarang platform interaktif yang lain; dan
  22. untuk sebarang tujuan lain yang tidak dinyatakan secara spesifik di dalam Notis Privasi ini, tetapi tujuan tersebut dianggap perlu atau dibenarkan oleh mana-mana undang-undang, peraturan-peraturan, kaedah-kaedah dan garispanduan-garispanduan yang dikeluarkan atau dilaksanakan oleh mana-mana dan/atau pihak-pihak berkuasa yang berkenaan.

(secara kolektif “Tujuan-tujuan”)

Adalah wajib bagi anda untuk membekalkan kami Data Peribadi anda untuk Tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas. Jikalau anda gagal untuk membekalkan kami dengan Data Peribadi anda, kami mungkin tidak akan dapat memproses dan/atau menzahirkan data peribadi anda untuk mana-mana Tujuan-tujuan tersebut dan/atau apa-apa tujuan lain yang berkaitan dengan Tujuan-tujuan tersebut.

2.   Pengumpulan, Merekod, Penyimpanan dan Pengekalan Data Peribadi

Kami telah memperolehi data peribadi daripada pelbagai sumber, termasuk, tetapi tidak terhad kepada:

  1. Perjanjian-perjanjian yang dimeterai dengan SDI;
  2. Borang-borang permohonan atau apa jua borang permohonan lain yang disempurnakan oleh anda berhubung dengan transaksi-transaksi komersil yang dimeterai dan/atausebarang transaksi-transaksi komersil yang bakal dimeterai dengan SDI;
  3. Soal selidik / kaji selidik yang dikeluarkan oleh SDI; dan
  4. Buku daftar / buku log dan lain-lain yang dimiliki oleh dan / atau diselenggara oleh SDI.

Sebagai sebahagian daripada polisi SDI, ia bukan sahaja perlu, tetapi penting untuk kami terus mengekalkan data peribadi anda yang telah diberikan kepada kami, serta mengumpul, merekod, menyimpan dan mengekalkan data peribadi yang lain apabila diperlukan bagi mana-mana Tujuan-tujuan tersebut dan/atau bagi tujuan memenuhi kewajipan kami kepada anda berkenaan dengan Tujuan-tujuan tersebut dan/atau apa-apa tujuan lain yang berkaitan dengan Tujuan-tujuan tersebut.

3.   Penzahiran Data Peribadi

Adalah dimaklumkan bahawa jika diperlukan bagi mana-mana Tujuan-tujuan tersebut, data peribadi anda mungkin dizahirkan, disebarkan dan/atau dipindahkan kepada anak-anak syarikat, syarikat bersekutu dan/atau syarikat-syarikat berkaitan, rakan kongsi perniagaan atau organisasi pihak ketiga atau pihak-pihak yang menyediakan perkhidmatan pentadbiran (termasuk, tetapi tidak terhad kepada ruang simpanan awan dan penyelenggaraan rekod-rekod) bagi tujuan memenuhi tanggungjawab kami kepada anda berkenaan dengan Tujuan-tujuan tersebut dan/atau apa jua tujuan lain yang berkaitan dengan Tujuan-tujuan tersebut dan juga perkhidmatan-perkhidmatan lain kepada anak-anak syarikat, syarikat bersekutu dan/atau syarikat-syarikat yang berkaitan atau yang terlibat dalam mana-mana perlaksanaan korporat yang dijalankan oleh SDI, di dalam atau di luar Malaysia, untuk dan bagi Tujuan-tujuan tersebut.

Menurut Akta, adalah menjadi tanggungjawab anda untuk mengemaskini data peribadi anda yang disimpan oleh dan dibekalkan kepada kami dan juga untuk memastikan bahawa data peribadi anda adalah tepat, tidak mengelirukan dan lengkap dari semua aspek.

Kami juga memohon bantuan anda memperolehi persetujuan daripada pihak ketiga di mana data peribadi mereka telah diberikan oleh anda kepada kami dan anda dengan ini bersetuju untuk menggunakan usaha terbaik anda untuk berbuat demikian.

4.   Hak untuk Mengakses atau Membetulkan Data Peribadi

Anda boleh pada bila-bila masa, mengemukakan permintaan untuk mengakses data peribadi anda dan / atau menghadkan pemprosesan data peribadi anda, sekiranya:

  1. anda memerlukan akses kepada dan / atau ingin membuat pembetulan kepada data peribadi anda tertakluk kepada kelulusan permintaan untuk mengakses atau membuat pembetulan diberikan di bawah peruntukan-peruntukan Akta dan/atau undang-undang yang sedia ada;
  2. anda ingin membuat pertanyaan berkaitan data peribadi anda;
  3. anda ingin mengadakan perbincangan berhubung pilihan-pilihan yang ada dan bagaimana untuk menghadkan pemprosesan data peribadi anda oleh pihak kami; dan
  4. anda tidak lagi bersetuju dengan pemegangan atau penyimpanan data peribadi anda oleh pihak kami. Walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa ini boleh menyebabkan kami tidak dapat melaksanakan atau menunaikan kewajipan kami dengan sempurna kepada anda, berhubung dengan Tujuan-tujuan tersebut.

dengan menghubungi kami di alamat berikut:
Melalui pos : Setiausaha Syarikat
Sime Darby Industrial Sdn Bhd
No 1, Jalan Puchong
Taman Perindustrian Puchong Utama
47100 Puchong, Selangor Darul Ehsan, Malaysia
Melalui e-mel :pdpa.cosec@simedarby.com
Melalui telefon :006 (03) 8068 8600
Melalui faksimili:006 (03) 8068 8008 / 8068 8080

Sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan pemprosesan data peribadi anda juga perlu disalurkan kepada kami melalui cara ini.

5.   Penyimpanan Data Peribadi

Apa jua data peribadi yang disimpan oleh pihak kami akan dimusnahkan dan/atau dipadamkan daripada rekod dan sistem kami mengikut polisi pengekalan kami sekiranya data peribadi tersebut tidak lagi diperlukan bagi Tujuan-tujuan tersebut dan/atau untuk sebarang tujuan lain yang bersampingan/berkaitan dengan Tujuan-tujuan tersebut.

6.   Persetujuan

Jika kami tidak menerima sebarang maklum balas daripada anda dalam tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh penerimaan Notis Privasi ini berkenaan dengan pemprosesan data peribadi anda, kami akan terus memproses data peribadi anda untuk Tujuan-tujuan tersebut atas dasar bahawa anda telah bersetuju dengan pemprosesan Data Peribadi anda oleh pihak kami seperti yang dinyatakan di dalam notis ini.

Tandatangan:

Nama:

No Kad Pengenalan:

Tarikh: